Miksi IT-hankkeet menevät usein pieleen, ja miksi niistä tulee kalliimpia kuin odotettiin? Monissa kunnissa ja yrityksissä teknologiaa päätyy hankkimaan henkilö, joka on joko jonkin sortin esimies tai muuten eniten sinut tietokoneiden kanssa. Nämä kumpikaan vaihtoehto eivät takaa sitä, että ostaminen onnistuisi mutkitta.

Tietenkään yrityksessä ei tarvitse olla mirkkua, joka ostaa sovelluksia ammatikseen. Kullakin on omat vastuualueensa, jotka ovat tärkeämpiä yritykselle kuin yksittäisen oston onnistuminen. Kuluttajanakin ostamme vaikka mitä, emmekä ole priimuksia kovinkaan monessa asiassa. Suurin asiantuntemus pitää löytyä myyjän puolelta pöytää. En ole itsekään ostamisen ammattilainen, mutta olen maalaisjärkeillyt kaksi simppeliä asiaa, jotka kuka tahansa ostaja pystyy hoitamaan.

 

1. Selvitä tuotetuen ja koulutuksen hinta

Jos järjestelmä ei toimi tai et osaa tehdä sillä sitä, mihin sen hankit, otat tietenkin yhteyttä myyjän asiakaspalveluun. Jos joudut maksamaan tästä riemusta, jokin on pielessä. Minun logiikkani sanoo, että myyjä ei saa millään hyötyä siitä, että tuotteessa on ongelma. Silloinhan näitä ongelmia kannattaa viljellä vähän sinne tänne, jotta voidaan tehdä tuotetuesta firman tuottoisin bisnes.

Jos tilanne on niin päin, että tuotetuki on ilmainen, myyjä tekee tietenkin kaikkensa vähentääkseen tuotetuen tarpeen nollaan, koska jokaiselle tuotetuen työntekijälle on maksettava palkkaa. Tällaisessa tapauksessa on paljon mukavampaa olla asiakkaana, kun sekä myyjän että ostajan tavoite on tehdä tuotteen käytöstä mahdollisimman toimivaa ja helppoa.

Koulutukseen pätee aivan sama ajatus kuin tuotetukeenkin. Mitä kalliimpi käyttöönottokoulutus, sitä tärkeämpää on nostaa asia pöydälle, että ”miksi tämän käyttö on niin vaikeaa, että meidän pitää maksaa 1 000 euroa per käyttäjä sen käyttöönotosta?”

 

2. Ruttaa ennakkoluulosi roskikseen

Joku kaunis päivä yrityksessänne havahdutaan, että raskasta arkista puurtamista voidaan helpottaa teknologian avulla. Samalla hetkellä sinulla napsahtaa päässä. Jokin jumalallinen väliintulo saa sinut oivaltamaan koko idean ja uskot olevasi kaikkivoipa ratkaisemaan kyseisen ongelman. Minullekin käy usein niin. Tässä kohtaa on hyvä katsella vähän ikkunasta kaukaisuuteen ja laskeutua takaisin maan pinnalle.

Se että saat ongelman ratkaisuun budjetin, johtuu luultavasti siitä, että ongelma koskee isompaa joukkoa työntekijöitä. Tätä porukkaa ei saa unohtaa. Jostain kumman syystä IT-projekteissa ostajan puolelta neuvotteluissa hikoilee useimmiten vain esimiestaso, vaikka ollaan ratkaisemassa ongelmaa alaisilta. Ottakaa muutama työntekijä mukaan projektiin ja antakaa heidän testata sovellusta mahdollisimman monessa vaiheessa.

Ennakkoluulottomuudella tarkoitan siis sitä, että hyväksyt…
– ettei palveluntarjoaja tuo testattavaksi juuri sinun piirtämääsi käyttöliittymää
– että sinä esihenkilönä olet vain osittain perillä siitä, miten alaisesi osaavat sovellusta käyttää

Käyttäjälähtöinen tapa on hyvin edullinen tapa. Kun otatte projektiin mukaan muutaman oikean käyttäjän, sen ei tarvitse tarkoittaa kuin muutamaa tuntia heidän työaikaansa. Alussa heitä havainnoidaan, haastatellaan ja he pääsevät kokeilemaan prototyyppejä. Firmanne saa tästä moninkertaisesti paremman suunnan projektille kuin sillä, että neuvotteluhuoneen ilmaa heikennetään huippuosaajien kesken ilman minkäänlaista käyttäjänäkökulmaa.

 

Yhteenveto

Ei ole vaikeata. Ensimmäinen kohta vaatii vain muutaman lauseen ulosputkauttamisen suusta hankintaneuvottelun aikana, niin keskustelu jatkaa itse itseään. Toinen kohta vaatii hieman avoimuutta ja uskallusta ajatella ratkaisua käyttäjien suunnasta eikä vain omalta kohdaltasi.

Eikä sinun tarvitse luopua egostasi kokonaan. Saat edelleen tehdä päätöksiä alaistesi puolesta ja saat heitä parempaa palkkaa – ehkä onnistuneen IT-hankinnan jälkeen vieläkin parempaa.